Dlaczego rekrutacje trwają tak długo?

Każdy, kto kiedyś szukał pracy wie, że rekruterzy potrafią odpowiadać na wysłane CV po dłuższym czasie. Często też zdarza się, że od spotkania do ostatecznej decyzji firmy mija kilka tygodni. Z rozmów z kandydatami i ze znajomymi wiem, że jest to bardzo frustrujące. Z jednej strony się nie dziwię, z drugiej – mając świadomość, jak wygląda proces od kuchni, nie dziwi mnie też, dlaczego to tyle trwa.

Dlatego pomyślałam, że warto trochę opowiedzieć o tym, z czego może wynikać to, że niektóre rekrutacje trwają tak długo. Bo wbrew pozorom, nie z powodu lenistwa pracowników HR czy ich złośliwości.

Rekordowy czas od złożenia CV do telefonu z zaproszeniem na spotkanie, którego sama doświadczyłam jako kandydatka, to – UWAŻAJ – 3 lata! Serio! Byłam porządnie zszokowana kontaktem z tamtej firmy, bo w międzyczasie zdążyłam znaleźć nową pracę, kilkukrotnie w niej awansować i zajść w ciążę.

Proces w pigułce

Kiedy 8 lat temu miałam pierwszą rozmowę o pracę w HR i padło podczas niej pytanie, jak wygląda proces rekrutacji, nie miałam pojęcia, że tak trudno jest go wystandaryzować. Jakie będą jego etapy i ile będą trwać zależy zarówno od obszaru, do jakiego rekrutujemy jak i menedżera, dla którego szukamy pracownika oraz samych kandydatów. Oczywiście są pewne części wspólne i trochę o nich opowiem, musisz mieć świadomość licznych wyjątków od tej reguły.

Zaczyna się od tego, że menedżer, który potrzebuje pracownika w swoim zespole zgłasza się do nas i wspólnie tworzymy opis stanowiska. HR publikuje ogłoszenie na jednym lub kilku znanych portalach z ofertami pracy i czekamy na spływ aplikacji kandydatów. W ciągu standardowych 30 dni publikacji, w zależności od stanowiska, otrzymujemy od kilku do nawet kilku tysięcy życiorysów.

Pierwszej selekcji CV rekruter dokonuje w oparciu o ustalone kryteria oceny dopasowania profili kandydatów do tego oczekiwanego. Następnie przekazuje wybrane życiorysy menedżerowi i to po jego stronie leży decyzja, kogo finalnie zobaczymy podczas spotkania.

Etapów rozmów może być kilka, mogą wystąpić dodatkowe testy, próbki pracy czy sesja Assessment Center. Każdy z nich dodatkowo wydłuża proces rekrutacji. Po spotkaniach i dodatkowych etapach ze wszystkimi wstępnie wybranymi kandydatami podejmowana jest decyzja, komu złożymy ofertę współpracy. Jak długo trwają formalności po stronie pracodawcy? To zależy między innymi od tego, jaka jest procedura w danej firmie, jaka jest ścieżka decyzyjna i ile osób się na niej znajduje. W praktyce – od kilku godzin w przypadku mniejszych firm, do nawet kilkunastu dni w większych korporacjach. Im więcej osób decyzyjnych na ścieżce, im mniejsza ich dostępność, tym trwa to dłużej.

Perspektywa rekrutera

Zazwyczaj jeden Specjalista ds. Rekrutacji prowadzi w tym samym czasie od kilku do kilkunastu procesów rekrutacyjnych. Zdarza się, że bywa ich nawet więcej niż 20. Często są one bardzo różnorodne pod względem obszaru, do którego szukamy, ale przede wszystkim mają różne priorytety. Łatwo się domyślić, że wszystkie nie mogą być tak samo ważne.

Dodatkowo każdy proces może być na innym etapie, każdy może mieć inną dynamikę. Jedne udaje się zamknąć dosyć szybko, inne mogą trwać wiele miesięcy, zanim znajdziemy właściwego kandydata. Niektóre składają się z wielu etapów, w przypadku innych udaje się zgromadzić wszystkich decydentów na jednym spotkaniu i proces trwa dużo krócej. Na niektóre ogłoszenia odpowiada nam bardzo wielu kandydatów, a w przypadku innych musimy włączyć też bezpośrednie poszukiwania. Nie ma złotej reguły, która działałaby w przypadku każdej rekrutacji.

Podział ról

Wbrew pozorom nie rekruter jest najważniejszą osobą w procesie. Tak, jak wspomniałam wcześniej nasze, działania, są podejmowane w odpowiedzi na zapotrzebowanie zgłoszone przez menedżerów. To z nimi ustalane są kryteria pierwszej selekcji, a także wybór kompetencji, jakie będą oceniane podczas spotkania.

Po co w tym wszystkim HR? Żeby doradzić, zarekomendować, pomóc w ocenie kwalifikacji kandydata. Nasze doświadczenie w pracy z ludźmi i rozmowach z kandydatami sprawia, że obserwacje i wnioski, które wyciągamy po spotkaniach są bardzo cenne dla menedżerów. Nie zliczę, ile razy dostawałam podziękowania od moich klientów wewnętrznych właśnie za pomoc w wyborze właściwej osoby o poszukiwanych kompetencjach.

Priorytety

Jednym z pierwszych powodów, dlaczego niektóre rekrutacje trwają tak długo to kwestia nadanych im priorytetów. W związku z tym, jak wiele procesów prowadzi zwykle jednocześnie rekruter, może to oznaczać szukanie nowych pracowników dla kilkunastu menedżerów w tym samym czasie.

Dlatego musimy nadawać priorytety. Niektóre rekrutacje są pilniejsze niż inne, takimi więc zajmujemy się w pierwszej kolejności. Oznacza to, że selekcja aplikacji, które spłynęły w mniej pilnych procesach czeka dłużej i już tutaj możemy mieć początek opóźnienia.

Każdy potrzebuje urlopu

Kolejna sytuacja, która wydłuża czas od złożenia aplikacji do zaproszenia na spotkanie, to po prostu urlopy. Zwłaszcza w okresie wakacji, świąt lub ferii, które w rekrutacjach są tak zwanym sezonem ogórkowym. W każdej firmie ludzie korzystają z dni wolnych od pracy – zarówno w HR, jak i wśród menedżerów odpoczynek jest niezbędny. Aby czas naszej nieobecności nie był do końca stracony, często publikujemy ogłoszenia przed urlopem, żeby kandydaci mogli aplikować, kiedy my będziemy poza biurem. W ten sposób po powrocie możemy od razu zabrać się do selekcji CV.

Wiele razy zdarzyło mi się, że menedżer, dla którego rekrutowałam znikał na urlop zaraz po moim powrocie do pracy, co sprawiało, że nie mógł nawet rzucić okiem na wybrane przeze mnie życiorysy. W skrajnych przypadkach – dwa tygodnie mojego urlopu, później dwa tygodnie urlopu menedżera i już mija miesiąc odkąd złożyłeś swoją aplikację. Zanim menedżer nadrobi zaległości, może minąć kolejny tydzień. Dlatego znów podkreślam, że nie każdy proces rekrutacji ma najwyższy priorytet i dlatego może się to tak rozciągać w czasie.

Ilość kandydatów

Zdarza się również i tak, że Twoje CV może pojawić się w systemie rekrutacyjnym firmy w momencie, kiedy trwają już rozmowy z kandydatami. Ogłoszenia zwykle publikowane są na 30 dni, a jeśli proces ma wysoki priorytet, to selekcja życiorysów zaczyna się już po tygodniu. Jeżeli do chwili Twojej aplikacji pracodawca spotkał już kilku pasujących do profilu kandydatów, może Twojego CV nawet nie otworzyć. Może też, mimo otworzenia, nie zadzwonić do Ciebie.

Czy Twoje szanse spadają wtedy do zera? Jasne, że nie – bardzo często kandydaci zmieniają zdanie, rezygnują z udziału w danym procesie, bo na przykład dostali już ofertę z innej firmy lub zmieniają swoje plany zawodowe. W takiej sytuacji sięgamy z powrotem do bazy CV i sprawdzamy, czy są tam jeszcze aplikacje pasujące do naszych wymagań na danym stanowisku. W ten sposób także możesz otrzymać telefon od rekrutera po dłuższym czasie od wysłania swojego życiorysu.

Oczekiwanie na wyniki

No dobrze, ale dlaczego czasami mija kilka tygodni od spotkania, zanim otrzymam informację o wyniku rekrutacji? Bo wszędzie tam, gdzie w centrum zainteresowania jest człowiek, nie da się od linijki narysować procesu. A przynajmniej jest to bardzo trudne.

Przeciętnie, aby wybrać odpowiedniego kandydata rekruterzy i menedżerowie spotykają się z 8-10 kandydatami. Rzadko udaje się zgrać dostępność wszystkich zainteresowanych osób tak, by spotkania odbyły się w trakcie jednego tygodnia. Wiele razy miałam kandydatów, z którymi spotkania przesuwały się z tygodnia na tydzień – a to dlatego, że menedżer zachorował, potem kandydat miał jakąś kryzysową sytuację w pracy i nie mógł się wyrwać do nas na spotkanie, a czasem jeszcze na dodatek komuś po drodze zachorowało dziecko. I mamy już trzy tygodnie od pierwszego telefonu z zaproszeniem do faktycznego spotkania.

A w międzyczasie inni kandydaci czekają na wyniki. Bo może ten, z którym nie możemy się spotkać jest tym idealnie dopasowanym do stanowiska?

Oficjalna oferta

Choć mogłoby się wydawać, że kiedy już wybierzemy pasującego na nasze stanowisko kandydata, możemy od razu zaproponować mu pracę, tak niestety nie jest. W większości firm oferta dla kandydata, czyli w praktyce warunki płacowe (wynagrodzenie, system premiowy) i pozapłacowe (nazwa i poziom stanowiska, dodatkowe benefity), musi zostać zatwierdzona na wyższym szczeblu. Im bardziej złożona struktura organizacyjna pracodawcy, tym więcej osób i obszarów może brać udział w zatwierdzaniu oferty.

I tutaj też czasem borykamy się z urlopami, niedostępnością poszczególnych osób. Musisz mieć świadomość, że mimo najlepszych starań, czasem nawet w dużych firmach procesy nie są idealnie poukładane.

Rekruterzy często stają na głowie, by to wszystko przyspieszyć. Działy HR optymalizują procesy, próbują usprawniać wąskie gardła decyzyjności. Zależy nam przecież tak samo mocno jak menedżerom, by wybrany kandydat nie dostał w międzyczasie konkurencyjnej oferty, by nadal chciał pracować dla naszego pracodawcy. Nie zawsze jednak to się nam udaje. To są bardzo przykre momenty, kiedy dzwonię wreszcie do wybranej osoby, by zaproponować jej pracę, a ona już nie jest zainteresowana. Im większe nadzieje wiązaliśmy z danym kandydatem, tym smutniejszy jest taki koniec procesu. A dla nas wszystko zaczyna się od początku.

Nie trać nadziei

Mam nadzieję, że teraz już bardziej rozumiesz, z czego może wynikać długi czas oczekiwania – czy to na telefon z zaproszeniem, czy później na samą ofertę. Nie zniechęcaj się tym, nie załamuj, nie myśl źle o swoich kwalifikacjach czy kompetencjach rekrutera. Jeśli masz taką możliwość, daj sobie po prostu więcej czasu na szukanie i spotkania z pracodawcami. Cierpliwość w tym przypadku bardzo popłaca!

Jeśli chcesz podzielić się swoimi doświadczeniami z rekrutacji, które trwały wyjątkowo długo lub może wyjątkowo krótko – zapraszam Cię do tego serdecznie! Poniżej znajdziesz formularz do komentowania tego tekstu 🙂

fot. Unsplash