Wirtualna Asystentka – czy to dobra droga zawodowa dla Mam? Rozmowa z Gosią Galbas

Ostatnio praca jako wirtualna asystentka zrobiła się bardzo popularna. Elastyczność, jaką daje i możliwość łączenia tej roli z macierzyństwem wydają się rozwiązaniem idealnym, zwłaszcza dla Mam – kiedy maluch jest jeszcze w domu lub na początku żłobkowej drogi (czyli dużo choruje). Coraz więcej mówi i pisze się na ten temat, jest też coraz większe zapotrzebowanie na usługi wirtualnej asystentki. Jak tak naprawdę wygląda ta praca od środka? Czy jest to praca dla każdej osoby, a w szczególności dla mamy? Do rozmowy zaprosiłam Gosię Galbas, którą mogłaś poznać wcześniej podczas lajwa na moim koncie na Instagramie. Poprosiłam ją o przedstawienie jasnych i ciemniejszych stron tego zawodu.

Asia: Cześć Gosiu! Dziękuję, że zgodziłaś się opowiedzieć więcej o roli Wirtualnej Asystentki (WA). Myślę, że wiele osób słyszało ten termin, ale może nie wszyscy do końca wiedzą, na czym polega taka praca. Opowiedz proszę w kilku słowach, czym się ona charakteryzuje.

Gosia Galbas: Wirtualna Asystentka to osoba, która wspiera biznesy online w ich działaniach marketingowych, sprzedażowych, administracyjnych, zarządzających i promocyjnych. Jak sama nazwa wskazuje, pracuje ona zdalnie i dlatego jest tak często wybierana przez mamy, które nie chcą tracić czasu na dojazd do pracy. Tu muszę dodać, że pojęcie Wirtualna Asystentka jest bardzo szerokie: to może być osoba, która zajmuje się pisaniem postów na media społecznościowe oraz zrobieniem grafik; osoba, która zajmuje się wysyłką newslettera; osoba, która przygotowuje raporty; może dzwonić do klientów; może tworzyć proste strony internetowe. Powiedziałabym, że jest to prawa ręka biznesu online. Na pewnym etapie rozwoju każdej firmy potrzebne jest wsparcie i wtedy na scenę wkracza ona – czyli wirtualna asystentka.

A: No dobrze, to teraz chyba najbardziej interesujące wszystkich pytanie – jak zacząć?

GG: To chyba jedno z najczęściej powtarzanych pytań, jeśli chodzi o ten zawód. Wiele kobiet, zwłaszcza po macierzyńskim, rozważa tę opcję jako powrót do pracy, ale nie wie, jak się za to zabrać. Niektóre osoby mają to szczęście, że posiadają już doświadczenie z podobnych branż, takich jak: marketing online, informatyka, grafika. To już jest dobry punkt zaczepienia! Bo nie zaczynasz od zera. Niektóre mają znajomych, prowadzących własne biznesy, z którymi można się umówić na barter czy pracę „na próbę” lub „praktykę”. Jest też wiele kursów oraz e-booków dla wirtualnych asystentek, które można łatwo znaleźć w wyszukiwarce. Niestety, nie mogę Wam polecić żadnego z nich, ponieważ ja nie przerabiałam żadnego kursu.

No, ale co zrobić, gdy nie ma się żadnych kontaktów i zielonego pojęcia o biznesie online?  Czy to znaczy, że się nie nadajesz do tej pracy? Oczywiście, że nie! Po prostu będzie Ci trochę ciężej, ale to nie znaczy, że jest to niemożliwe!

Opowiem na moim przykładzie, ponieważ byłam w takim miejscu: zero wiedzy, zero kontaktów, mega dużo motywacji! To był mój kapitał na początek 😊 U mnie wyglądało to tak, że ja zaczęłam pracę jako Wirtualna Asystentka będąc jeszcze na etacie. Zaczęłam od zrobienia dla siebie strony internetowej oraz przygotowania oferty. Wzięłam udział w warsztacie u Eli Nieradko i zaczęłam wysyłać moją ofertę na ogłoszenia na grupach na Facebooku. Obserwowałam też różne grupy biznesowe i tam się promowałam w komentarzach, gdy była taka możliwość pod postem.

I tak zdobyłam swoją pierwszą klientkę: dzięki temu, że przeczytała mój komentarz i napisała do mnie maila z zapytaniem, czy chcę prowadzić jej konto na Instagramie.

A: W takim razie, co możesz poradzić osobom, które chcą spróbować takiej drogi zawodowej?

GG: Na początek – bądź swoją pierwszą klientką. Nieważne, czy przerobisz jakiś kurs dla wirtualnych asystentek, czy będziesz sama się uczyć, to zacznij od tego, aby sprawdzić w praktyce, jak wygląda praca wirtualnej asystentki. Potraktuj siebie samą jako swoją pierwszą klientkę. Co możesz zrobić dla siebie? Wiele rzeczy! Oto parę przykładów:

• Zrób w Asanie – programie do zarządzania projektami – projekt dla siebie i rozpisz wszystkie zadania.
• Stwórz sobie prostą stronę-wizytówkę.
• Załóż newsletter i wyślij parę maili do siebie.
• Zrób plan publikacji postów w mediach społecznościowych, przygotuj posty i grafiki na parę tygodni lub miesiąc.
• Napisz artykuł na jakiś temat.
• Zrób transkrypcję jakiegoś filmiku z YouTube.
• Nagraj wideo, zrób jego edycję, dodaj napisy.
• Licz czas swojej pracy.

Możesz sobie teraz pomyśleć, po co to wszystko? Po co tracić czas na tyle zadań? Po pierwsze, sprawdzisz w praktyce, czy to praca dla Ciebie. Jak już na wstępie nie będą Ci się podobały takie zadania, to może lepiej pomyśleć o czymś innym? Po drugie, już będziesz mieć świadomość, w których zadaniach czujesz się lepiej, a w których nie za bardzo. Po trzecie, będziesz wiedzieć, ile czasu zajmują Ci poszczególne zadania.

Dzięki temu będziesz wiedzieć, z czym zaczynasz, szukając swoich pierwszych klientów i będziesz mogła pochwalić się pierwszym doświadczeniem. Bo potencjalny klient nie musi wiedzieć, że te zadania robiłaś dla siebie samej, prawda? Tylko pamiętaj, wykonuj te zadania, tak jakbyś to robiła dla klientki, postaraj się na 200%!

A: Jakie narzędzia warto poznać, jeśli chcemy zostać WA? Wspomniałaś wcześniej Asanę, YouTube, media społecznościowe… Co jest niezbędne z Twojej perspektywy?

GG: Nie ma tutaj uniwersalnej listy dobrych programów, które należy znać. Jest tyle programów i aplikacji, że nie sposób znać wszystkie. Uważam, że na pewno trzeba znać Microsoft Office czy Google Docs, jakiś program do zarządzania projektami jak Asana lub Trello. Na pewno się przyda znajomość programu graficznego, np. Canva, Adobe Photoshop. A jeśli chodzi o resztę, to dużo zależy od dwóch czynników:

1. W czym chcesz się specjalizować – np. jeśli chcesz pomagać przy stronach internetowych czy platformach kursowych to musisz znać Wordpress, może Wix, potrzebne wtyczki np. do platform, do integracji z innymi programami. Ja specjalizuję się w e-commerce i znam Woocomerce, Shoper, Shopify, wiem też jak działa Amazon czy Allegro od strony sprzedawcy.
2. Jakich programów używa potencjalny klient – wiele narzędzi nauczysz się dzięki klientowi, ponieważ każdy ma swój sposób na prowadzenie biznesu. Jedna osoba używa Trello, druga Asany. I oba te dwa rozwiązania są dobre.

Tutaj ważna jest otwartość umysłu i gotowość do nauki oraz rozwoju. Jeśli jesteś osoba, która niechętnie uczy się nowych narzędzi, to może Ci być ciężej niż innym. Nie mówię, że to niemożliwe, ale zauważyłam, że wiele wirtualnych asystentek jest wręcz „głodna wiedzy”. Jesteśmy też na bieżąco z nowymi trendami i programami.

Dodam, że przygotowałam taki zbiór programów i aplikacji do biznesu online „Pomocnik w biznesie online”. Zapraszam do pobrania go za darmo TUTAJ (KLIK).

A: Jakie największe trudności można napotkać na początku drogi? Na co zwrócić szczególną uwagę?

GG: Wydaje mi się, że najwięcej trudności odbywa się na linii wirtualna asystentka-klient. Chodzi tutaj o problemy w komunikacji między dwoma stronami, ponieważ jako początkująca wirtualna asystentka możesz nie zdawać sobie sprawy z wielu rzeczy, które trzeba uzgodnić z klientem (jak np. godziny twojej dostępności, czas realizacji zadania, czas odpowiedzi na zapytania klienta).

Kolejną trudnością jest stawianie własnych granic. Zdarza się to głównie na początku, kiedy zależy Ci na każdym kliencie i nie chcesz go stracić. Może się zdarzyć, że będziesz się godzić na jakieś zadania kosztem Twojego czasu wolnego czy rodziny.

Trudną sprawą jest też organizacja dnia pracy. Ty sama musisz sobie tak poukładać plan dnia, aby wyrobić się z zadaniami dla klientów. Musisz umieć ustalać priorytety, wyznaczać sobie ramy czasowe na przerwy czy nauczyć się odpuszczać rzeczy nieważne.

Chcę tutaj też wspomnieć o bardzo ważnym punkcie, jakim jest organizacja pracy sama w sobie. Chodzi mi o bezpieczeństwo twoich danych firmowych oraz danych klientów. Pracując z domu, „narażasz” swój laptop czy papiery na kontakt z innymi domownikami. Musisz pamiętać o zabezpieczeniu Twojego narzędzia pracy oraz miejsca pracy. Np. ja mam laptop tylko do pracy i nikt poza mną nie może go używać. Mam też hasło dostępu. Pliki firmowe oraz od klientów przechowuję na osobnym dysku zewnętrznym, w razie gdy mój laptop odmówi posłuszeństwa, to się przenoszę po prostu na ten od męża. Na początku pracy zdalnej pracowałam na stole jadalnym i ciągle wieczorami musiałam przenosić laptop w inne miejsce. Dobrze jest mieć swój własny kąt do pracy. Wiem, że to często niemożliwe, ale tak się zorganizuj, aby laptop nie kusił dzieci.

A: Gosiu, Ty sama łączysz macierzyństwo z pracą wirtualnej asystentki – czy to jest łatwe zadanie?

GG: To zależy od wielu czynników. Myślę, że największym wyzwaniem jest dla mamy-WA choroba dziecka. Bądź świadoma tego, że takie sytuacje będą się zdarzały. Nie będę tutaj czarować – to nie jest łatwy okres! Musisz wtedy przeorganizować sobie swój dzień tak, aby zrobić zadania, których nie można przesunąć w czasie. Dużo zależy od tego, jakich masz klientów i czy Cię w tym czasie będą potrzebować. Zaakceptuj to, że będzie ciężko i pewnie będziesz pracować w dziwnych godzinach porannych czy nocnych, ale wiedz, że to zawsze tylko parę dni i wszystko wraca do normy 😊

Osobiście uważam, że praca zdalna jest bardzo dobra dla matki. Daje mobilność i możliwość decyzji o tym, kiedy i ile pracujesz. Można popaść w skrajności, ale jak się dobrze zorganizuje, to ma się atrakcyjny zarobek i wielką elastyczność.

A: Co chciałabyś na koniec powiedzieć wszystkim początkującym WA?

GG: Nie zrażaj się pierwszymi niepowodzeniami. Na jedno „tak” od klienta będziesz mieć parędziesiąt „nie”. Nie bój się zadawać pytań doświadczonym asystentkom. Zapraszam do siebie, zawsze odpisuję na każdą wiadomość i udzielam wskazówek.

Pamiętaj też o tym, że nie jesteś tylko wirtualną asystentką, ale też szefową własnej firmy. Rozwijaj się, szukaj nowych rozwiązań. A najważniejsze to, bój się i działaj! To moje motto. Jeśli czujesz wewnętrznie, że chcesz spróbować, to próbuj.

A: Dziękuję pięknie za rozmowę i podzielenie się Twoimi doświadczeniami! Myślę, że wiele osób uzyskało dzięki Tobie mega cenne informacje o pracy Wirtualnej Asystentki i teraz będzie im łatwiej podjąć decyzję, czy podążać tą drogą!

Jeśli chciałabyś skontaktować się z Gosią – możesz śmiało napisać wiadomość (KLIK) lub umówić się z nią na konsultację (KLIK).

Zdjęcie: Unsplash.com