Pamiętam, że te osiem lat temu, kiedy stawiałam pierwsze kroki w rekrutacji, mało kto wiedział, na czym polega moja praca. Zwłaszcza w mniejszych miastach (jak mój rodzinny Sandomierz), gdzie większość pracodawców stanowią jednak małe firmy i lokalni przedsiębiorcy. Niemal za każdym razem, gdy opowiadałam o swojej pracy, wzrok moich rozmówców wskazywał na totalny brak zrozumienia, co ja właściwie robię.
Często spotykałam się także z uproszczeniem na zasadzie „Aaaa, czyli jesteś kadrową?”, co delikatnie mówiąc zupełnie nie oddaje charakteru pracy w rekrutacji. Często dostaję też od Was pytania o rzeczy związane z tym zawodem, dlatego postanowiłam opowiedzieć trochę więcej o tym, kim jest rekruter (a kim kadrowa) i czym się właściwie zajmujemy.
Kiedy zaczęłam pisać ten tekst, okazało się, że mogę o tym opowiadać baaaaardzo długo… Dlatego dzisiaj część pierwsza, poświęcona ogólnym założeniom, na czym ta rola polega, dlaczego jest potrzebna i w jaki sposób wspiera biznesową część firmy. W kolejnej opowiem już o szczegółowych etapach procesu, jakie realizują rekruterzy.
Rekruter wszędzie potrzebny?
Nie ulega wątpliwościom, że zawód rekrutera narodził się z realnej potrzeby biznesowej. W małych firmach, takich które zatrudniają kilka, kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt osób, nie ma zwykle zapotrzebowania na oddzielnego pracownika, który zajmowałby się rekrutacją i selekcją kandydatów. Bardzo potrzebne są jednak osoby, które wezmą na siebie odpowiedzialność za przygotowywanie dokumentów potrzebnych do zatrudnienia, naliczanie urlopów i wynagrodzeń, trzymanie pieczy nad dokumentacją pracowniczą. Tym zajmowały się (i często nadal zajmują, tylko nazywają się już inaczej) słynne Panie Kadrowe. Rekrutacja w ich wydaniu ograniczała się zwykle do spotkania z wybranym już przez menedżera czy właściciela firmy kandydatem, którego trzeba było poinstruować, jakie musi dostarczyć dokumenty, by sformalizować zatrudnienie.
No właśnie – bo przecież w małych firmach to nie kto inny, tylko menedżerowie lub właściciele zajmują się ocenianiem aplikacji i spotkaniami z kandydatami. Do nich też należy decyzja o warunkach, na jakich zostanie złożona oferta. Ten model świetnie funkcjonuje, kiedy rekrutacji w skali roku jest tylko kilka, a ilość otrzymywanych CV nie przekracza setki. W takich warunkach menedżerowie czy właściciele są w stanie nieco przeorganizować swój kalendarz, tak aby znaleźć czas na dodatkowe działania, związane z poszukiwaniem pracownika.
Kiedy jednak rośnie skala rekrutacji – z kilku do kilkuset rocznie, a ilość otrzymywanych CV liczymy już w tysiącach, niezbędne okazuje się wykwalifikowane wsparcie. Poza tym, że ktoś te życiorysy musi przeczytać i przeselekcjonować, to dochodzi jeszcze kwestia zorganizowania i przeprowadzenia spotkań z wybranymi osobami, a także wsparcia w ocenie i porównywaniu kompetencji kandydatów. Bo przecież poza szukaniem nowej osoby do zespołu, menedżer ma długą listę swoich bieżących zadań do wykonywania. I tu wchodzimy my – Rekruterzy – cali na biało 😀
Jak działa współpraca z rekruterem?
Kiedy pojawia się zapotrzebowanie na nowego pracownika, czy to z powodu rozstania z kimś z zespołu, czy też ze względu na jego powiększanie się, taka informacja wpada do działu HR / działu rekrutacji. Procedury są różne w różnych firmach – niektóre korzystają ze specjalnie przygotowanych do tego systemów, w innych dzieje się to za pośrednictwem maila. Szef takiego działu przydziela rekrutera do danego procesu lub też rekruter odpowiedzialny za dany obszar dostaje automatyczne powiadomienie.
Z mojego doświadczenia najlepiej działa taki układ, kiedy rekruterzy opiekują się na stałe określonymi obszarami, a co za tym idzie, współpracują ze stałą grupą menedżerów. Co to daje? Im lepiej znam dany dział, jego zespół i zakres zadań, tym łatwiej mi określić kryteria wyboru kandydatów. Dzięki temu wyselekcjonowane przeze mnie CV są lepiej dopasowane do stanowiska i preferencji menedżera. Poza tym mogę też zaproponować dodatkowe metody weryfikacji kompetencji kandydatów – np. sesję Assessment Center, jakiś test czy próbkę pracy.
Następny krok, w którym rekruter wspiera menedżera, to określenie profilu poszukiwanego kandydata – jaki będzie jego dokładny zakres obowiązków oraz jakie wymagania powinien spełniać. Dopiero na postawie takiego profilu powstaje ogłoszenie. Razem z menedżerem decydujemy również, jakimi kanałami uruchomić poszukiwania. Tutaj bardzo przydaje się rekruterska znajomość rynku, bo nie zawsze publikacja ogłoszenia na pracuj.pl jest najlepszym sposobem prowadzenia rekrutacji. Są takie profile stanowisk (jak np. programiści), którzy bardzo rzadko korzystają z ogólnych portali do poszukiwania pracy. Dlatego czasami rekomendujemy skorzystanie z innych platform (np. skierowanych stricte do pracowników określonej branży) albo uruchomienie poszukiwań bezpośrednich za pomocą LinkedIn.
W tej początkowej fazie ustalamy też dokładnie, jakie będą etapy rekrutacji oraz kto będzie w nie zaangażowany. Czy poza menedżerem zatrudniającym, ktoś jeszcze będzie brał udział w spotkaniach? Ekspert techniczny, przełożony wyższego szczebla, a może cały zespół? Ile tych spotkań będzie? W jaki sposób będziemy weryfikować kompetencje kandydatów? Czy chcemy zastosować jakieś testy? Które z dostępnych na rynku narzędzi mogą faktycznie dostarczyć cennej dodatkowej wiedzy o kandydatach?
Doradztwo na wagę złota?
Dzięki temu, że rekruterzy realizują jednocześnie wiele procesów i pracują z różnymi menedżerami, mają dużą wiedzę, jakie metody się sprawdzają i w które warto inwestować. Naszą rolą jest więc podpowiadać rozwiązania, które będą najlepsze dla danego procesu i menedżera, zwiększając tym samym szansę na wybór właściwej osoby i oszczędzenie sporej ilości czasu (a czasem także pieniędzy). Zdarzało mi się na przykład, że kierownik czy dyrektor chciał przeprowadzić bardzo rozbudowany proces rekrutacji, nie do końca adekwatnie do poziomu stanowiska, na jakie szukaliśmy pracownika. Albo w drugą stronę – chciał podjąć decyzję o zatrudnieniu osoby na wysokie stanowisko tylko po jednym spotkaniu. W obu sytuacjach, podpierając się swoim doświadczeniem z sukcesem rekomendowałam zmianę podejścia.
Ważnym zadaniem po stronie rekruterów, poza samym prowadzeniem i organizowaniem procesu rekrutacji, jest także doradztwo już na etapie rozmów kwalifikacyjnych. Nie bez powodu mówi się, że co dwie głowy, to nie jedna. Dodatkowa para uszu i oczu podczas spotkania naprawdę czyni różnicę. Dzięki naszym obserwacjom, ale także umiejętnemu prowadzeniu rozmowy i zadawaniu pytań pogłębiających, jesteśmy w stanie bardzo wiele dowiedzieć się o kandydacie. Nie zliczę ile razy słyszałam od menedżerów podziękowania za to, że dopytywałam i drążyłam, kiedy np. kandydat udzielał lakonicznej odpowiedzi albo odpowiadał nie na temat.
Czasem jest też tak, że kandydat robi genialne pierwsze wrażenie. Albo wręcz przeciwnie – bardzo kiepskie. Zatrzymanie się na tym pierwszym wrażeniu jest jednym z podstawowych błędów oceny. Rekruter ze swoim doświadczeniem i wiedzą, że podlegamy takim mechanizmom, może się temu łatwiej oprzeć, by finalnie pomóc menedżerowi dostrzec fakty i rzeczywiście posiadane przez kandydata kompetencje. Za to też wiele razy dostawałam podziękowania, bo po zatrudnieniu okazywało się, np. że nieśmiała osoba szybko rozwijała skrzydła i stawała się ekspertem w swojej dziedzinie.
Oczywiście zawsze ostatnie słowo – zatrudniamy czy dziękujemy za udział w rekrutacji, należy do menedżera. Rekruter stanowi jedynie ciało doradcze, którego rolą jest pokazywać to, co nieoczywiste oraz czasami ostrzec, jakie ryzyka będzie niosło za sobą wybranie danej osoby (np. długi okres wdrożenia w zadania, niskie zaangażowanie w pracę czy szybka potrzeba zmiany stanowiska). Dlatego moim zdaniem dobry rekruter w firmie to prawdziwy skarb!
Nie taki diabeł straszny
Wiem, że rekruterzy (jak to ludzie) są różni i stosują różne sposoby oraz style prowadzenia rekrutacji oraz samych rozmów kwalifikacyjnych. Od bardzo życzliwych i pełnych szacunku, po takich, którzy wystawiają na próbę cierpliwość kandydata. Słyszałam różne historie o tych ostatnich, łącznie z przypuszczeniami, że ktoś nie został zatrudniony, bo nie spodobał się wizualnie pani rekruterce. W większości przypadków to naprawdę tak nie działa. Celem rekrutera jest znalezienie jak najlepiej dopasowanego kandydata, tylko i aż tyle. Zupełnie nie chodzi o to, by komuś uprzykrzyć życie.
Oczywiście, jak w każdym zawodzie, mogą się trafić osoby, które nie powinny się tym zajmować, bo nie mają odpowiednich predyspozycji, np. nie lubią rozmawiać z ludźmi lub mają niskie kompetencje interpersonalne czy inteligencję emocjonalną. Na swojej drodze na szczęście nie spotkałam wielu takich osób. W większości przypadków rekruter to po prostu człowiek, który chce dobrze wykonać swoją pracę. A jeśli potraktuje Cię niewłaściwie – reaguj! Masz do tego prawo. Ale nie zrażaj się do rekrutacji i rekruterów – jesteśmy naprawdę fajni! 🙂
fot. Unsplash