Praca i rozwój

List motywacyjny (LM) to jeden z dokumentów aplikacyjnych, przesyłanych przez kandydatów w odpowiedzi na ofertę pracy. Podstawą do rozpatrzenia aplikacji jest oczywiście CV, jednak niektóre firmy proszą o dołączenie właśnie listu motywacyjnego. Kandydat wyjaśnia w nim potencjalnemu pracodawcy dlaczego zainteresował się danym ogłoszeniem (jaka jest jego motywacja) oraz jakie posiada kwalifikacje, aby jego aplikacja została rozpatrzona pozytywnie.

Coraz mniej firm jednak prosi kandydatów o przesyłanie LM, coraz więcej osób rezygnuje z ich pisania, jeśli nie są obowiązkowe w zgłoszeniu aplikacyjnym. Czy zatem list motywacyjny to ważny dokument? Jak go napisać? Czy warto? Czy pracodawcy i rekruterzy poświęcają w ogóle czas na to, by je czytać? Na te i kilka innych pytań odpowiedzi znajdziesz w dzisiejszym tekście.

Okiem rekruterki

Mówiąc bardzo szczerze, sama nie jestem wielką fanką LM. Głównie dlatego, że pośród setek przeczytanych do tej pory, trafiłam na dosłownie tylko kilka takich, które faktycznie wniosły coś do mojej oceny danej kandydatury. Niestety 99% listów dołączanych do CV jest przygotowana zgodnie z krążącym po internecie wzorem, w którym powtarza się informacje zawarte w życiorysie, nie dodając niestety żadnej wartościowej treści. Poza tym formułki typu „proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej aplikacji” przywodzą na myśl dawne czasy i dawne „podania o pracę”. To stoi w zupełnej sprzeczności z moją filozofią rekrutowania, o której możesz poczytać tutaj.

Dlatego na pewnym etapie przestałam prosić w ogłoszeniach o dołączanie listu. Odnoszę wrażenie, że nic w ten sposób nie straciłam, a dla kandydatów aplikowanie stało się wręcz prostsze. Nadal niektórzy, chyba trochę z przyzwyczajenia, dołączają LM, a ja z ciekawości nadal je otwieram, ale niestety nadal w większości nie znajduję tam informacji, których bym oczekiwała. Z czasem kandydaci rzadziej je dołączają, a ja zaglądam do nich tylko w wyjątkowych sytuacjach. Z tego, co obserwuję różne oferty na pracuj.pl i innych portalach, coraz więcej rekruterów tak do tego podchodzi.

Kiedy warto pisać LM?

Na pewno zastanawiasz się teraz czy warto w ogóle poświęcać czas na pisanie listu motywacyjnego? Przychodzi mi do głowy kilka sytuacji, kiedy faktycznie ma to sens:

1. kiedy firma, do której chcesz aplikować tego wymaga,
2. kiedy chcesz się przebranżowić lub aplikujesz na stanowisko niezupełnie zgodne z Twoim dotychczasowym profilem zawodowym,
3. kiedy praca w danym miejscu lub na danym stanowisku jest faktycznie pracą Twoich marzeń.

Pierwsza sytuacja jest oczywista i nie wymaga chyba komentarza. Jeśli dołączenie LM jest warunkiem złożenia aplikacji, to należy się do tego listu przyłożyć. Być może w tej firmie traktują ten dokument jako istotny element pierwszej selekcji kandydatów i jego właściwe przygotowanie otworzy Ci drogę do spotkania rekrutacyjnego. Takiej okazji nie wolno marnować 🙂

Jeśli zaś jesteś na etapie zmiany branży i starasz się o pracę w obszarze, w którym masz niewielkie doświadczenie lub nie masz go wcale, list motywacyjny może być bardzo pomocnym narzędziem, by przyciągnąć uwagę rekrutera. Sama najchętniej otwierałam LM właśnie takich kandydatów, szukając wyjaśnienia, skąd w ogóle ich zainteresowanie ogłoszeniem, na które przesłali aplikację. Kilka razy znalazłam tam odpowiedź na to nurtujące mnie pytanie i dzięki temu spotkaliśmy się na rozmowie kwalifikacyjnej. W takim przypadku myślę, że szczególnie warto się postarać.

Trzecia opcja jest chyba najbardziej komfortowa. Jeśli czujesz, że ogłoszenie, które właśnie przeczytałaś zostało napisane niemal idealnie dla Ciebie i stanowisko, o którym mowa byłoby spełnieniem Twoich marzeń, LM może przechylić szalę na Twoją korzyść. To świetne narzędzie, by opowiedzieć o sobie trochę więcej i przekonać potencjalnego pracodawcę, że jesteś dla niego właściwą kandydatką. Poza tym, w takiej sytuacji napisanie dobrego listu motywacyjnego nie będzie dla Ciebie wielkim wyzwaniem.

Pamiętaj o celu

Zanim opowiem o tym, jak LM powienien wyglądać i jaką treść zawierać, musisz uświadomić sobie, po co właściwie go piszesz – jaki jest Twój cel? Co chcesz osiągnąć? Odpowiedź wydaje się oczywista – otrzymać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną, a w efekcie dostać ofertę pracy w danej firmie. No właśnie – a czy dokument napisany od niechcenia albo na bazie pierwszego lepszego wzoru z internetu pomoże Ci ten efekt uzyskać? Albo napisanie jednego listu i wysyłanie go do wszystkich pracodawców, zmieniając w nim tylko nazwę stanowiska?

Kiedy przesyłasz pracodawcy swoje CV z założenia przekazujesz w nim wszystkie informacje o posiadanych kwalifikacjach, niezbędnych do podjęcia pracy na danym stanowisku. List motywacyjny służy temu, by opowiedzieć o sobie coś więcej, by zrobić to w formie bardziej dowolnej, którą możesz też dopasować do firmy czy profilu stanowiska, na jakie aplikujesz. Cele, które w ten sposób chcesz zrealizować to:

1. Pokazać potencjalnemu pracodawcy, co Cię skłoniło, aby odpowiedzieć właśnie na tę ofertę,
2. Przedstawić siebie, jako właściwą kandydatkę na to stanowisko.

W jaki sposób to zrobić? Na pewno nie poprzez przepisywanie z CV informacji o swoim wykształceniu i doświadczeniach. Ale nie martw się, to tylko wydaje się takie trudne.

Niezbędne elementy

Podobnie jak CV, przekonywujący LM musi być dostosowany do oferty pracy, na którą odpowiadasz. To oznacza nie tylko wpisanie właściwej nazwy firmy jako adresata, ale także uwzględnienie tego, jakie wymagania zostały umieszczone w ogłoszeniu. Ale po kolei 🙂

Podstawa to oczywiście dane: nadawcy, czyli Twoje i adresata, czyli firmy, do której kierujesz swój list. Poniżej kilka przykładów, jak to może wyglądać:

Następnie dodaj nagłówek, w którym zwracasz się do odbiorcy. Jeśli jesteś pewna, kto będzie czytał Twoją aplikację, możesz skierować list bezpośrednio do tej osoby. Jeśli nie, możesz użyć sformułowania „Szanowni Państwo”, które jest najbardziej uniwersalne.

Przechodząc do treści listu, w pierwszym akapicie napisz, na jakie stanowisko aplikujesz, możesz dodać także numer referencyjny ogłoszenia. Na przykład:

„W odpowiedzi na Państwa ogłoszenie zamieszczone w … (nazwa portalu/strony internetowej), przesyłam swoją aplikację na stanowisko …. (nazwa stanowiska, a w nawiasie numer referencyjny).”

„Bazując na swoim x-letnim doświadczeniu i posiadanych kwalifikacjach, jestem przekonana, że jestem właściwą kandydatką do pracy na stanowisku … w Państwa firmie”.

„W nawiązaniu do ogłoszenia zamieszczonego na stronie/portalu …, pragnę zgłosić swoją kandydaturę na stanowisko …. .”

W dalszej części Twoim celem jest udzielenie odpowiedzi na dwa pytania, o których wspomniałam wyżej. Po pierwsze: dlaczego zdecydowałaś się zaaplikować właśnie na to stanowisko? Dlaczego do tej firmy? Co jest w tym dla Ciebie atrakcyjnego? Czy chodzi o to, że chcesz kontynuować pracę właśnie w tym obszarze? A może chcesz zmiany i właśnie ten kierunek uważasz za najlepszy dla siebie? Przedstawiony w ogłoszeniu zakres zadań brzmi jak Twoja od dawna wymarzona praca?

Druga sprawa, której powinnaś poświęcić, moim zdaniem, największą część swojego listu – dotyczy tego, co sprawia, że jesteś właściwą kandydatką. Dlaczego rekruter powinien zaprosić Cię na spotkanie? Które z Twoich kompetencji będą przydatne na tym stanowisku? Jakimi sukcesami możesz się pochwalić? Jaką wartość wniesiesz do firmy? Aby ułatwić rekruterom znalezienie tych informacji w LM, możesz wypisać je w punktach i pogrubić słowa kluczowe. Oto kilka przykładów:

Pamiętaj, by pisać prawdę i odwoływać się do swoich doświadczeń zawodowych! Kluczem do sukcesu jest dostosowanie treści LM do wymagań określonych w ogłoszeniu. Dlatego skoncentruj się na tych kompetencjach, które zostały tam wskazane, jako niezbędne.

Co na zakończenie?

Ostatni akapit powinien podsumowywać cały list. Przyjęło się, że w tym miejscu wyrażamy także chęć i gotowość do spotkania z pracodawcą, aby móc osobiście zaprezentować swoje kwalifikacje. Unikaj jednak typowej dla dawnych podań o pracę sformułowań typu „proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej aplikacji”.

Kilka przykładowych podsumowań, które się dobrze sprawdzają:

„Jestem przekonana, że moje doświadczenie i kompetencje pozwolą mi z sukcesem odnaleźć się na stanowisku …. w Państwa firmie. Z przyjemnością opowiem o tym więcej podczas spotkania rekrutacyjnego.”

„Mam nadzieję, że udało mi się Państwa przekonać, iż zatrudnienie właśnie mnie na stanowisku … przyniesie dodatkową wartość Państwa firmie. Z przyjemnością opowiem więcej o swoich umiejętnościach i doświadczeniach podczas spotkania rekrutacyjnego w dogodnym dla Państwa terminie.”

„Wierzę/Mam nadzieję, że zainteresowałam Państwa swoją kandydaturą i będę miała przyjemność spotkać się z Państwem podczas rozmowy kwalifikacyjnej, by opowiedzieć więcej o swoich dotychczasowych osiągnięciach zawodowych.”

„Mam nadzieję, że moja kandydatura spotka się z Państwa zainteresowaniem i będziemy mieli okazję porozmawiać osobiście podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Chętnie opowiem wtedy więcej o swoich dotychczasowych doświadczeniach zawodowych.”

Oczywiście wybierz takie, które uważasz, że najlepiej pasuje do Ciebie i Twojej sytuacji. Możesz też pokombinować i stworzyć zupełnie własne – do czego najbardziej Cię zachęcam.

Ostatni element to podpis – „Z poważaniem”, a poniżej Twoje imię i nazwisko. Możesz je napisać na komputerze, podpis ten nie musi być odręczny.

Twoja szansa

Mam nadzieję, że teraz lepiej już rozumiesz specyfikę dokumentu, jakim jest list motywacyjny i napisanie go przyjdzie Ci następnym razem z łatwością. Pamiętaj, że nie w każdym przypadku jest on niezbędny, a jeśli decydujesz się go już napisać – zrób to najlepiej, jak potrafisz i w ten sposób wyprzedź konkurencję! Bo to, czy dostaniesz zaproszenie na spotkanie rekrutacyjne zależy nie tylko od tego, jak dobrze będą napisane Twoje dokumenty aplikacyjne, ale także od tego, jak wypadniesz na tle innych osób aplikujących na to samo stanowisko. Wykorzystaj tę szansę!

A jeśli ten tekst był pomocy – daj znać w komentarzu, żebym wiedziała, że moje pisanie ma sens i powinnam to kontynuować 😉

fot. Unsplash

Każdy, kto kiedyś szukał pracy wie, że rekruterzy potrafią odpowiadać na wysłane CV po dłuższym czasie. Często też zdarza się, że od spotkania do ostatecznej decyzji firmy mija kilka tygodni. Z rozmów z kandydatami i ze znajomymi wiem, że jest to bardzo frustrujące. Z jednej strony się nie dziwię, z drugiej – mając świadomość, jak wygląda proces od kuchni, nie dziwi mnie też, dlaczego to tyle trwa.

Dlatego pomyślałam, że warto trochę opowiedzieć o tym, z czego może wynikać to, że niektóre rekrutacje trwają tak długo. Bo wbrew pozorom, nie z powodu lenistwa pracowników HR czy ich złośliwości.

Rekordowy czas od złożenia CV do telefonu z zaproszeniem na spotkanie, którego sama doświadczyłam jako kandydatka, to – UWAŻAJ – 3 lata! Serio! Byłam porządnie zszokowana kontaktem z tamtej firmy, bo w międzyczasie zdążyłam znaleźć nową pracę, kilkukrotnie w niej awansować i zajść w ciążę.

Proces w pigułce

Kiedy 8 lat temu miałam pierwszą rozmowę o pracę w HR i padło podczas niej pytanie, jak wygląda proces rekrutacji, nie miałam pojęcia, że tak trudno jest go wystandaryzować. Jakie będą jego etapy i ile będą trwać zależy zarówno od obszaru, do jakiego rekrutujemy jak i menedżera, dla którego szukamy pracownika oraz samych kandydatów. Oczywiście są pewne części wspólne i trochę o nich opowiem, musisz mieć świadomość licznych wyjątków od tej reguły.

Zaczyna się od tego, że menedżer, który potrzebuje pracownika w swoim zespole zgłasza się do nas i wspólnie tworzymy opis stanowiska. HR publikuje ogłoszenie na jednym lub kilku znanych portalach z ofertami pracy i czekamy na spływ aplikacji kandydatów. W ciągu standardowych 30 dni publikacji, w zależności od stanowiska, otrzymujemy od kilku do nawet kilku tysięcy życiorysów.

Pierwszej selekcji CV rekruter dokonuje w oparciu o ustalone kryteria oceny dopasowania profili kandydatów do tego oczekiwanego. Następnie przekazuje wybrane życiorysy menedżerowi i to po jego stronie leży decyzja, kogo finalnie zobaczymy podczas spotkania.

Etapów rozmów może być kilka, mogą wystąpić dodatkowe testy, próbki pracy czy sesja Assessment Center. Każdy z nich dodatkowo wydłuża proces rekrutacji. Po spotkaniach i dodatkowych etapach ze wszystkimi wstępnie wybranymi kandydatami podejmowana jest decyzja, komu złożymy ofertę współpracy. Jak długo trwają formalności po stronie pracodawcy? To zależy między innymi od tego, jaka jest procedura w danej firmie, jaka jest ścieżka decyzyjna i ile osób się na niej znajduje. W praktyce – od kilku godzin w przypadku mniejszych firm, do nawet kilkunastu dni w większych korporacjach. Im więcej osób decyzyjnych na ścieżce, im mniejsza ich dostępność, tym trwa to dłużej.

Perspektywa rekrutera

Zazwyczaj jeden Specjalista ds. Rekrutacji prowadzi w tym samym czasie od kilku do kilkunastu procesów rekrutacyjnych. Zdarza się, że bywa ich nawet więcej niż 20. Często są one bardzo różnorodne pod względem obszaru, do którego szukamy, ale przede wszystkim mają różne priorytety. Łatwo się domyślić, że wszystkie nie mogą być tak samo ważne.

Dodatkowo każdy proces może być na innym etapie, każdy może mieć inną dynamikę. Jedne udaje się zamknąć dosyć szybko, inne mogą trwać wiele miesięcy, zanim znajdziemy właściwego kandydata. Niektóre składają się z wielu etapów, w przypadku innych udaje się zgromadzić wszystkich decydentów na jednym spotkaniu i proces trwa dużo krócej. Na niektóre ogłoszenia odpowiada nam bardzo wielu kandydatów, a w przypadku innych musimy włączyć też bezpośrednie poszukiwania. Nie ma złotej reguły, która działałaby w przypadku każdej rekrutacji.

Podział ról

Wbrew pozorom nie rekruter jest najważniejszą osobą w procesie. Tak, jak wspomniałam wcześniej nasze, działania, są podejmowane w odpowiedzi na zapotrzebowanie zgłoszone przez menedżerów. To z nimi ustalane są kryteria pierwszej selekcji, a także wybór kompetencji, jakie będą oceniane podczas spotkania.

Po co w tym wszystkim HR? Żeby doradzić, zarekomendować, pomóc w ocenie kwalifikacji kandydata. Nasze doświadczenie w pracy z ludźmi i rozmowach z kandydatami sprawia, że obserwacje i wnioski, które wyciągamy po spotkaniach są bardzo cenne dla menedżerów. Nie zliczę, ile razy dostawałam podziękowania od moich klientów wewnętrznych właśnie za pomoc w wyborze właściwej osoby o poszukiwanych kompetencjach.

Priorytety

Jednym z pierwszych powodów, dlaczego niektóre rekrutacje trwają tak długo to kwestia nadanych im priorytetów. W związku z tym, jak wiele procesów prowadzi zwykle jednocześnie rekruter, może to oznaczać szukanie nowych pracowników dla kilkunastu menedżerów w tym samym czasie.

Dlatego musimy nadawać priorytety. Niektóre rekrutacje są pilniejsze niż inne, takimi więc zajmujemy się w pierwszej kolejności. Oznacza to, że selekcja aplikacji, które spłynęły w mniej pilnych procesach czeka dłużej i już tutaj możemy mieć początek opóźnienia.

Każdy potrzebuje urlopu

Kolejna sytuacja, która wydłuża czas od złożenia aplikacji do zaproszenia na spotkanie, to po prostu urlopy. Zwłaszcza w okresie wakacji, świąt lub ferii, które w rekrutacjach są tak zwanym sezonem ogórkowym. W każdej firmie ludzie korzystają z dni wolnych od pracy – zarówno w HR, jak i wśród menedżerów odpoczynek jest niezbędny. Aby czas naszej nieobecności nie był do końca stracony, często publikujemy ogłoszenia przed urlopem, żeby kandydaci mogli aplikować, kiedy my będziemy poza biurem. W ten sposób po powrocie możemy od razu zabrać się do selekcji CV.

Wiele razy zdarzyło mi się, że menedżer, dla którego rekrutowałam znikał na urlop zaraz po moim powrocie do pracy, co sprawiało, że nie mógł nawet rzucić okiem na wybrane przeze mnie życiorysy. W skrajnych przypadkach – dwa tygodnie mojego urlopu, później dwa tygodnie urlopu menedżera i już mija miesiąc odkąd złożyłeś swoją aplikację. Zanim menedżer nadrobi zaległości, może minąć kolejny tydzień. Dlatego znów podkreślam, że nie każdy proces rekrutacji ma najwyższy priorytet i dlatego może się to tak rozciągać w czasie.

Ilość kandydatów

Zdarza się również i tak, że Twoje CV może pojawić się w systemie rekrutacyjnym firmy w momencie, kiedy trwają już rozmowy z kandydatami. Ogłoszenia zwykle publikowane są na 30 dni, a jeśli proces ma wysoki priorytet, to selekcja życiorysów zaczyna się już po tygodniu. Jeżeli do chwili Twojej aplikacji pracodawca spotkał już kilku pasujących do profilu kandydatów, może Twojego CV nawet nie otworzyć. Może też, mimo otworzenia, nie zadzwonić do Ciebie.

Czy Twoje szanse spadają wtedy do zera? Jasne, że nie – bardzo często kandydaci zmieniają zdanie, rezygnują z udziału w danym procesie, bo na przykład dostali już ofertę z innej firmy lub zmieniają swoje plany zawodowe. W takiej sytuacji sięgamy z powrotem do bazy CV i sprawdzamy, czy są tam jeszcze aplikacje pasujące do naszych wymagań na danym stanowisku. W ten sposób także możesz otrzymać telefon od rekrutera po dłuższym czasie od wysłania swojego życiorysu.

Oczekiwanie na wyniki

No dobrze, ale dlaczego czasami mija kilka tygodni od spotkania, zanim otrzymam informację o wyniku rekrutacji? Bo wszędzie tam, gdzie w centrum zainteresowania jest człowiek, nie da się od linijki narysować procesu. A przynajmniej jest to bardzo trudne.

Przeciętnie, aby wybrać odpowiedniego kandydata rekruterzy i menedżerowie spotykają się z 8-10 kandydatami. Rzadko udaje się zgrać dostępność wszystkich zainteresowanych osób tak, by spotkania odbyły się w trakcie jednego tygodnia. Wiele razy miałam kandydatów, z którymi spotkania przesuwały się z tygodnia na tydzień – a to dlatego, że menedżer zachorował, potem kandydat miał jakąś kryzysową sytuację w pracy i nie mógł się wyrwać do nas na spotkanie, a czasem jeszcze na dodatek komuś po drodze zachorowało dziecko. I mamy już trzy tygodnie od pierwszego telefonu z zaproszeniem do faktycznego spotkania.

A w międzyczasie inni kandydaci czekają na wyniki. Bo może ten, z którym nie możemy się spotkać jest tym idealnie dopasowanym do stanowiska?

Oficjalna oferta

Choć mogłoby się wydawać, że kiedy już wybierzemy pasującego na nasze stanowisko kandydata, możemy od razu zaproponować mu pracę, tak niestety nie jest. W większości firm oferta dla kandydata, czyli w praktyce warunki płacowe (wynagrodzenie, system premiowy) i pozapłacowe (nazwa i poziom stanowiska, dodatkowe benefity), musi zostać zatwierdzona na wyższym szczeblu. Im bardziej złożona struktura organizacyjna pracodawcy, tym więcej osób i obszarów może brać udział w zatwierdzaniu oferty.

I tutaj też czasem borykamy się z urlopami, niedostępnością poszczególnych osób. Musisz mieć świadomość, że mimo najlepszych starań, czasem nawet w dużych firmach procesy nie są idealnie poukładane.

Rekruterzy często stają na głowie, by to wszystko przyspieszyć. Działy HR optymalizują procesy, próbują usprawniać wąskie gardła decyzyjności. Zależy nam przecież tak samo mocno jak menedżerom, by wybrany kandydat nie dostał w międzyczasie konkurencyjnej oferty, by nadal chciał pracować dla naszego pracodawcy. Nie zawsze jednak to się nam udaje. To są bardzo przykre momenty, kiedy dzwonię wreszcie do wybranej osoby, by zaproponować jej pracę, a ona już nie jest zainteresowana. Im większe nadzieje wiązaliśmy z danym kandydatem, tym smutniejszy jest taki koniec procesu. A dla nas wszystko zaczyna się od początku.

Nie trać nadziei

Mam nadzieję, że teraz już bardziej rozumiesz, z czego może wynikać długi czas oczekiwania – czy to na telefon z zaproszeniem, czy później na samą ofertę. Nie zniechęcaj się tym, nie załamuj, nie myśl źle o swoich kwalifikacjach czy kompetencjach rekrutera. Jeśli masz taką możliwość, daj sobie po prostu więcej czasu na szukanie i spotkania z pracodawcami. Cierpliwość w tym przypadku bardzo popłaca!

Jeśli chcesz podzielić się swoimi doświadczeniami z rekrutacji, które trwały wyjątkowo długo lub może wyjątkowo krótko – zapraszam Cię do tego serdecznie! Poniżej znajdziesz formularz do komentowania tego tekstu 🙂

fot. Unsplash

Gdyby nie to, że każde CV jest trochę inne, etap selekcji aplikacji byłby dla rekrutera strasznie nudny. Ja od zawsze bardzo go lubię. Mogę wtedy przeczytać i poznać historie wielu osób. Niektóre robią piorunujące wrażenie i powalają ilością doświadczenia, niektóre sposobem opowiedzenia, a inne niestety zostawiają z niedosytem, bo prezentują zbyt mało informacji.

O ogólnej filozofii i uniwersalnych zasadach tworzenia CV pisałam TUTAJ. Dziś opowiem o tym, czego w żadnym CV nie może zabraknąć i które sekcje są najważniejsze.

Dane osobowe i kontaktowe

Niby oczywistym jest, że w takim dokumencie jak CV nie może zabraknąć Twoich danych osobowych i kontaktowych. Choć trudno to sobie wyobrazić, zdarza się, że kandydaci robią błędy w swoich nazwiskach lub zapominają je w ogóle wpisać. Niestety nie raz otrzymałam też dokument, w którym nie został wpisany numeru telefonu, ale adres domowy już tak. Dostawałam także życiorysy z błędami adresach mailowych, czasem w ogóle ich brakowało. Przez to wysłanie wiadomości e-mail nie byłoby możliwe, gdyby nie nasz system rekrutacyjny. Ratowało nas to, że wymagane do przesłania aplikacji było założenie konta własnie z podaniem adresu mailowego.

Dlatego bardzo zachęcam, by dane osobowe i kontaktowe sprawdzić kilka razy. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że rekruter będzie mógł się do Ciebie odezwać i zaprosić na spotkanie.

Doświadczenie czy edukacja?

Szkół pisania CV jest wiele i sporo zależy od tego, jaki jest profil czy branża kandydata. Jeden z dylematów kandydatów dotyczy pytania, która sekcja ważniejsza – doświadczenie zawodowe czy wykształcenie? W większości przypadków rekomenduję zacząć jednak od doświadczenia, bo na tej podstawie w pierwszej kolejności oceniane jest Twoje dopasowanie do stanowiska. Edukacja będzie na pierwszym miejscu u osób, które są na początku swojej drogi zawodowej.

Istotna jest też kolejność, w jakiej wpisujesz swoje poprzednie miejsca pracy. Stosuj zawsze odwróconą chronologię, czyli zaczynaj od aktualnego lub, jeśli obecnie nie pracujesz, ostatniego pracodawcy i zajmowanego stanowiska. Dlaczego w ten sposób? Z punktu widzenia rekrutera, to te najnowsze doświadczenia będą najważniejsze. To, czym zajmowałaś/eś się 10 lat temu w większości sytuacji będzie miało już mniejsze znaczenie.

Jak opowiedzieć o doświadczeniu?

Przede wszystkim ze szczegółami. Opisz każde stanowisko zgodnie z regułą: gdzie pracowałeś/aś (jaka firma), kiedy (dokładne daty), na jakim stanowisku (nazwa), jakie zadania realizowałeś/aś (zakres obowiązków). W tej ostatniej części zachęcam, by przekazać jak najwięcej informacji o tym, za co byłeś/aś odpowiedzialny/a. Możesz dodać także jakie cele były przed Tobą stawiane, z jakimi klientami czy działami w firmie współpracowałeś/aś. To znacząco podnosi wartość Twojego CV.

Ważna uwaga, dotycząca podawania nazwy stanowiska – pamiętaj, że musi ona dobrze oddawać charakter Twojej pracy! Niektóre organizacje tworzą bardzo nietypowe i autorskie nazwy stanowisk, jak na przykład Chief Happiness Officer (nawet ciężko to przetłumaczyć – Główny Zarządzający Szczęściem Pracowników?) zamiast tradycyjnego Dyrektora HR. Jeśli w Twojej firmie także te nazwy są dosyć nowatorskie, zastanów się, jak taka rola nazywa się w innych organizacjach. W ten sposób ułatwisz pracę rekruterowi, ale także zwiększysz szansę na właściwe odczytanie Twojego doświadczenia.

Pamiętaj, by zakresie zadań wspomnieć też o kompetencjach miękkich. Co to znaczy? Wymień nie tylko kwestie, za które byłeś/aś odpowiedzialny/a, ale także opisz sposób, w jaki realizowałeś/aś te obowiązki.

Na przykład jeśli do Twoich zadań należy zarządzanie zespołem, możesz napisać w CV, że organizujesz cykliczne spotkania jeden na jeden z pracownikami. Oprócz tego, że wyznaczasz im cele i rozliczasz z ich realizacji, możesz dodać, że dbasz o dobrą atmosferę w zespole. Ważne, by pokazać poprzez jakie konkretne działania to robisz. Przykładowo mogą to być spotkania zespołowe, podczas których omawiacie bieżące sprawy i robicie burze mózgów.

Inny przykład – jeśli jesteś pracownikiem obszaru finansów i chcesz pokazać w CV swoje zaangażowanie w pracę i chęć dalszego rozwijania swoich kompetencji, możesz napisać w zakresie zadań o tym, że bierzesz udział w dodatkowych projektach czy zgłaszasz inicjatywy usprawnień. Oczywiście jeśli faktycznie to robisz, bo tak jak pisałam w uniwersalnych wskazówkach – w CV piszemy prawdę i tylko prawdę! 🙂

Zareklamuj się!

Skoro CV na być Twoja wizytówką biznesową i zachęcać do zaproszenia Cię na spotkanie, warto już na tym etapie zaakcentować, jakie sukcesy odnosisz w swojej pracy. Jestem wielką fanką sekcji „Osiągnięcia” dodawanej po każdym zajmowanym stanowisku.

Co można tam wpisać? Zrealizowane z sukcesem projekty, wdrożone inicjatywy, wprowadzone optymalizacje i uzyskane oszczędności, sukcesy sprzedażowe i negocjacyjne. Krótko mówiąc wszystko to, z czego możesz być dumna/y w swojej pracy. Chodzi o to, by pokazać osobie, która przegląda Twoje CV, że znasz się na tym, co robisz i zatrudnienie Ciebie będzie korzyścią dla firmy.

Umiejętności

Moim zdaniem do niezbędnych elementów dobrego CV zalicza się również sekcja dotycząca posiadanych umiejętności. Ważne jest jednak, by w tym miejscu pisać tylko o umiejętnościach twardych. Co się do nich zalicza? Na przykład znajomość systemów i narzędzi pracy (np. MS Office, SAP, Symfonia), języków obcych czy języków programowania, znajomość technologii i metodologii.

Umiejętności miękkie, takie jak współpraca, budowanie relacji, umiejętności komunikacyjne czy zdolności organizacyjne, w tym miejscu CV wyglądają na puste deklaracje. Przecież każdy może je sobie wpisać do życiorysu. Dlatego, tak jak pisałam wyżej, najlepiej jest wspomnieć o nich podczas opisywania zadań, jakie realizowałeś/aś na poprzednich stanowiskach.

Klauzula RODO

Wspomnę jeszcze o jednej rzeczy, która wydaje się oczywistością, ale z nimi tak czasem bywa, że nam umykają. Kilka lat temu zmieniło się prawo dotyczące ochrony danych osobowych i w związku z tym także klauzula, jaką umieszczamy na dole strony naszego CV. Warto zwrócić uwagę, by była nie tylko poprawna, ale i dopasowana do firmy, do której aplikujesz. Zwykle w każdym ogłoszeniu firmy umieszczają klauzulę, jaka powinna się znaleźć w życiorysie. Więcej o tym, dlaczego to ważne, pisałam tutaj.

Co z resztą?

Oczywiście w CV można umieścić jeszcze wiele innych sekcji i elementów. Zachęcam, żeby jednak nie przesadzać i wybrać tylko to, co jest naprawdę ważne dla stanowiska, o które się starasz. Jeśli chcesz pokazać, że dodatkowo się rozwijasz i poszerzasz swoje kompetencje, sekcja „Szkolenia” będzie jak najbardziej uzasadniona.

Czy dodawać zdjęcie? Albo zainteresowania? Co z datą urodzenia? To częste dylematy kandydatów. Decyzję zostawiam Tobie, ale już niedługo spodziewaj się kolejnego wpisu z serii Dobre CV. Opowiem w nim o tych i podobnych zagwozdkach.

Do zobaczenia niebawem!

Jedno z pytań, jakie pojawiło się na moim profilu na Instagramie to czy HR jest tym samym co Kadry. Pomyślałam sobie, że nadal dla wielu osób to rozróżnienie jest trudne do pojęcia. Zwłaszcza, że historycznie przez bardzo długi czas Pani Kadrowa była osobą realizującą wszystkie funkcje HR w przedsiębiorstwach. W większości firm nie było wtedy rekruterów i menedżerowie jakoś sami sobie radzili z wyborem nowych osób, a wszystkimi formalnościami zajmowała się właśnie Kadrowa.

Obecnie wygląda to już inaczej. Funkcje związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi czy, jak się mówi w niektórych organizacjach, kapitałem ludzkim, bardzo się rozrosły. Pojawiło się wiele nowych obszarów, o których jeszcze 10 czy 20 lat temu nikt nie myślał w taki sposób, jak dzisiaj.

Postanowiłam więc stworzyć podręczny słownik pojęć haerowych. Mam nadzieję, że okaże się pomocny i ułatwi zrozumienie struktury obszaru HR i jego funkcji.

HR / Human Resources

Tak z języka angielskiego nazywa się cały obszar (w organizacji może to być dział, biuro, departament lub nawet pojedyncze stanowisko, w zależności od wielkości firmy) zajmujący się tzw. zasobami ludzkimi. Mówiąc bardzo prosto, jego zadaniem jest dbanie o ludzi i wszystko, co z nimi związane w firmie. M.in.:

• o to, by zatrudniona była odpowiednia ilość pracowników do ilości pracy, którą trzeba wykonać,

• by ich wynagrodzenia mieściły się w założonym budżecie oraz były wypłacane na czas,

• by mieli aktualne i zgodne z prawem umowy,

• by mogli się rozwijać i byli zmotywowani do pracy,

• by mieli dostęp do różnego rodzaju benefitów.

Lubię myśleć, że jako HR opiekujemy się pozostałą częścią firmy i zapewniamy jej niezbędne wsparcie, by mogła efektywnie realizować swoje zadania biznesowe.

Kadry, często występujące też jako Kadry i Płace

Obszar ten zajmuje się formalnymi aspektami zatrudniania i zwalniania pracowników. Dla przykładu kiedy rekruter złoży kandydatowi ofertę pracy, a ten ją przyjmie, dokumenty przekazywane są zwykle do działu Kadr. Specjalista z tej dziedziny przygotuje pracownikowi umowę, skieruje go na badania lekarskie i dopełni wszystkich formalności. Kadry i Płace z założenia opiekują się pracownikami po zatrudnieniu – trzymają pieczę nad urlopami i innymi powodami nieobecności w pracy, naliczają wynagrodzenia, dbają o aktualność wszelkich dokumentów, wystawiają PITy do rozliczeń. A to i tak nadal tylko wycinek ich pracy!

Compensation and Benefits (Comp&Ben)

Po polsku często zwane Wynagrodzeniami lub Budżetami HR. Jest to obszar odpowiedzialny za politykę wynagrodzeń, w tym premii i prowizji oraz planowanie i kontrolę nad wykorzystaniem budżetu HRowego. Często łączony z zarządzaniem benefitami dla pracowników.

HR Business Partner

Wykwalifikowany specjalista, zwykle z dużym doświadczeniem, zajmujący się szeroko pojętym wspieraniem określonej części biznesowej w firmie. Od rekrutacji, przez działania rozwojowe, rozwiązywanie konfliktów, wpieranie procesu oceny kompetencji, aż po udział w różnych projektach, na przykład optymalizacyjnych. W zależności od firmy, zakres tej roli i jej pozycja w organizacji może wyglądać inaczej.

Moim zdaniem to jedna z najważniejszych funkcji HR, która pozwala być blisko części biznesowej firmy i realnie wpływać na poprawę jej efektywności. Daje możliwość dobrego poznania obszaru i proponowania adekwatnych dla niego rozwiązań. Np. jeśli dobrze znamy specyfikę zadań i wyzwań z jakimi mierzą się pracownicy w danym obszarze, łatwiej nam będzie zrekrutować odpowiednią osobę do zespołu. Jeśli wiemy, z czym się mierzą, jakie są ich bolączki, możemy lepiej ich wspierać w rozwiązywaniu konfliktów czy szukaniu kolejnych usprawnień i optymalizacji. Wtedy też jesteśmy w stanie planować odpowiednie działania rozwojowe dla poszczególnych osób.

Rekruter

Specjalista zajmujący się selekcją i wyborem kandydatów do zatrudnienia w firmie. Zwykle odpowiada za dany proces od momentu publikacji ogłoszenia, przez rozmowę kwalifikacyjną, aż po złożenie oferty wybranej osobie. W niektórych firmach rekruterzy mają przypisane na stałe obszary, dla których rekrutują. To może oznaczać, że wszystkie procesy np. dla księgowości będzie prowadzić ta sama osoba.

Trener Wewnętrzny

Pracownik HR, którego głównym zadaniem jest przygotowywanie i prowadzenie szkoleń na potrzeby firmy.

Specjalista ds. Szkoleń

Zwykle jest to osoba odpowiedzialna za proces szkoleniowy w firmie – od pojawienia się zapotrzebowania na szkolenie, przez zapisy, a następnie jego organizację i koordynację. Czasami Specjaliści ds. Szkoleń także prowadzą szkolenia, ale nie jest to domyślnie wpisane z definicję tego stanowiska. Jak w większości sytuacji, zależy to od firmy.

Employer Branding (EB)

Są to działania mające na celu budowanie i promowanie marki pracodawcy, jako firmy, w której z różnych względów warto pracować. Przykładem mogą być wszelkiego typu kampanie promujące firmę jako pracodawcę, a nie jej produkt, np. spoty reklamowe, jak super pracuje się w LIDL, McDonald, posty sponsorowane z ofertami pracy na Facebooku czy udział firm w targach pracy.

Onboarding

Proces wdrażania do pracy nowego pracownika. Zazwyczaj obejmuje stałe elementy, np. szkolenie wstępne, wprowadzenie do kultury organizacyjnej firmy, odbiór sprzętu, zapoznanie z zespołem, a także wdrożenie w obowiązki na stanowisku.

Exit interview

Po polsku to po prostu rozmowa końcowa – ustrukturyzowany wywiad prowadzony na zakończenie współpracy z pracownikiem. W większości firm ma miejsce wtedy, gdy pracownik decyduje o odejściu. Przedstawiciel HR przeprowadza taką rozmowę, głównie po to, by poznać powody decyzji o opuszczeniu organizacji. W czasie takiego spotkania można dowiedzieć się też więcej o tym, jak się tej osobie pracowało w firmie, jak ocenia panujące w niej warunki i relacje, czy dostrzega coś, co można poprawić.

Z mojego punktu widzenia to bardzo ważne działanie, jeśli chcemy, by nasza firma się rozwijała i nie popełniała ciągle tych samych błędów. Często ludzie przed odejściem mówią bardziej szczerze o tym, co im przeszkadzało w firmie i dzięki temu można odkryć obszary, które potrzebują naprawy.

Assessment Center (AC)

Metoda oceny kompetencji kandydatów do pracy, polegająca na serii indywidualnych lub grupowych zadań. Zadania te zazwyczaj nie są stricte związane z tym, jak wygląda praca na stanowisku, o które ubiegają się kandydaci. Chodzi raczej o ocenę uniwersalnych umiejętności i sposobu działania kandydata w warunkach podobnych do tych, z jakimi spotka się w pracy. Jest to narzędzie, którego trafność ocenia się na około 70%, podczas gdy trafność wywiadów rekrutacyjnych wynosi 30-40%. Jakie kompetencje są najczęściej weryfikowane w ten sposób? Na pewno numerem jeden jest przywództwo – AC najczęściej stosuje się w rekrutacji na stanowiska menedżerskie. Oprócz tego kompetencje społeczne, współpraca i budowanie relacji, zdolności analityczne, radzenie sobie ze stresem, umiejętności prezentacyjne i wiele innych.

Ciąg dalszy nastąpi… ?

Mam nadzieję, że ten słowniczek pomógł Ci lepiej zrozumieć czym jest HR i jakimi procesami się zajmuje. Jeśli są jeszcze jakieś pojęcia, które warto byłoby wyjaśnić – daj znać! Zrobię drugą część 🙂

Ostatnio parę razy usłyszałam, że trafić na takiego rekrutera jak ja, to wyjątkowe szczęście. Przypomniało mi to, ile pozytywnych informacji zwrotnych dostawałam od kandydatów. Niezależnie od tego, czy finalnie oferowałam im pracę. Myślę, że to zasługa mojego podejścia, mojej filozofii pracy w obszarze rekrutacji. Opowiem dziś o tym, jak rekrutować, by dokonywać trafnych wyborów i jednocześnie budować wartościowe relacje z kandydatami.

Świadomość celu

Już w mojej pierwszej pracy podstawowym celem, z którego byłam rozliczana, była trafność moich wyborów rekrutacyjnych. Wskaźnik ten mówił, jaki procent zarekomendowanych przez mnie kandydatów pozostaje w firmie po okresie próbnym. Nie miało znaczenia, która ze stron nie chciała przedłużenia umowy. Liczyło się tylko to, aby wybrany przeze mnie pracownik zostawał na dłużej.

Myślę, że to w pewien sposób mnie ukształtowało. Mnie, jako rekrutera. Bo nie sztuką było znaleźć wtedy wykwalifikowanego pracownika, ale także dobrze dopasowanego do mojej organizacji. Dlaczego dopasowanie do firmy i zespołu jest tak ważnym czynnikiem wpływającym na trafność rekrutacyjną przeczytasz tutaj. Niechętnie się do tego przyznaję, ale jednak zdarzyło mi się kilka razy, zwłaszcza na początku kariery, że nowy pracownik odchodził po okresie próbnym, bo nie spodobało mu się coś w firmie lub zespole. Bo nie tak to wszystko sobie wyobrażał.

To były dla mnie bardzo cenne lekcje. Dzięki temu nauczyłam się, że moją rolą jest nie tylko zweryfikować czy kandydat pasuje na dane stanowisko, ale także dostarczyć mu tyle informacji, by mógł podjąć decyzję, czy to stanowisko będzie dla niego odpowiednie.

Ciekawość

Pamiętam pierwsze prowadzone samodzielnie spotkania rekrutacyjne. Ten stres, to trzymanie się skryptu, tę koncentrację na tym, jakie pytanie powinnam zaraz zadać. Tę obawę, że nie będę wiedziała jak się zachować, co odpowiedzieć. Że o czymś ważnym zapomnę. Jakiekolwiek odstępstwo od standardu wywoływało u mnie blady strach.

Z każdym kolejnym spotkaniem odkrywałam, jak ciekawe mogą to być rozmowy. Jak ciekawi są ludzie, których poznaję. Jak niesamowite historie mają do opowiedzenia. I ta ciekawość, kogo dzisiaj spotkam, stała się dla mnie punktem zwrotnym. Dużo łatwiej było mi rozmawiać, dopytywać i podążać za kandydatem, zamiast wciąż analizować w głowie wszystkie możliwości. Ciekawość pomagała mi się skupić na byciu tu i teraz, a dzięki temu dowiadywać się więcej i wyciągać jeszcze bardziej trafne wnioski.

Partnerstwo

Kiedy poznałam już doskonale specyfikę pracy na stanowisku, na które prowadziłam rekrutację, mogłam sobie wreszcie odpuścić skrypt. Potem nawet w przypadku nowych stanowisk pracowałam już z listą kompetencji do sprawdzenia, a nie konkretnymi pytaniami do zadania. Z czasem ta lista, zamiast na papierze, powstawała tylko w mojej głowie.

Później poszłam jeszcze o krok dalej, nie tylko chętnie odpowiadając kandydatom na ich pytania, ale zachęcając do ich zadawania. Zaczęłam mówić wprost, że celem spotkania jest poznanie się obu stron. Że zależy mi, aby wychodzili z naszej firmy z jak najbardziej adekwatnym obrazem nowego stanowiska w głowie.

Dzięki temu wywiad rekrutacyjny zamienił się w rozmowę dwóch równorzędnych stron. Partnerów, z których każdy ma coś do zaoferowania – firma daje konkretne zadania, narzędzia, środowisko pracy, wynagrodzenie, itd.; pracownik oferuje swój czas, swoje kompetencje i zaangażowanie. Dlatego muszą wspólnie zastanowić się, czy nawiązanie współpracy będzie dla obu stron korzystne.

Szczerość

Niektórzy mówią, że rekruter to trochę sprzedawca, który musi odpowiednio zareklamować firmę, by przyciągnąć do niej najbardziej kompetentne osoby. Zwłaszcza, gdy panuje rynek pracownika i kandydaci mogą przebierać w ofertach. Trochę się z tym zgadzam, ale nie do końca. Reklamowanie firmy i stanowiska musi być bardzo dobrze zbalansowane, żeby nie przekoloryzować. Wiadomo, że chcemy przyciągać dobrych kandydatów i pokazać naszego pracodawcę w jak najlepszym świetle. Jeśli jednak przesadzimy, malując naszą trawę na zieleńszy kolor, kandydat po dołączeniu do firmy i tak odkryje wszystkie jej mankamenty. Jego rozczarowanie może być przytłaczające i obrócić się przeciwko nam.

Dlatego moje podejście jest dosyć staromodne. Wybieram mówienie prawdy zamiast sprzedawania. Czasem może się wydawać, że nawet zniechęcam kandydatów, pokazując im ciemne strony danego stanowiska. Mówiąc wprost o trudnościach, jakich można się spodziewać czy wyzwaniach z jakimi będą się mierzyć każdego dnia, trzeba się liczyć z tym, że część kandydatów zrezygnuje. Można pomyśleć, że to nierozsądne – czy ja na pewno chcę kogoś zrekrutować? Owszem, ale zależy mi, by osoba która do nas dołączy wiedziała w miarę dokładnie, na co się decyduje. Przede wszystkim jest to w interesie mojego pracodawcy – koszt wdrożenia osoby, która po kilku miesiącach odchodzi z firmy, to strata nie tylko pieniędzy, ale i czasu, jaki poświęcili jej inni pracownicy. Jest też czynnik czysto ludzki – przecież będziemy się spotykać na korytarzach, współpracować przy projektach. Jak mogłabym spojrzeć w twarz osobie, którą w jakimś sensie oszukałam? Nie mogłabym.

Profesjonalizm

Za każdym razem, gdy do mojego zespołu dołączał nowy rekruter i wprowadzałam go w standardy pracy na tym stanowisku, kładłam bardzo duży nacisk na bycie profesjonalnym. Czym się to przejawia? Tym, że mimo partnerskiej rozmowy, nie mówimy sobie po imieniu. Tym, że szczerość nie przeradza się w plotkowanie i spoufalanie się. Tym, że poruszamy tematy adekwatne do sytuacji, czyli związane stricte ze stanowiskiem, na które zaaplikował kandydat.

Profesjonalizm to też odpowiednie słownictwo – bardziej biznesowe niż kolokwialne, bez używania skrótów, których ktoś spoza branży czy choćby naszej firmy, może nie zrozumieć. Dla mnie to także kultura osobista i szacunek, wobec osoby, z którą się spotykam. Profesjonalizm ma dla mnie ogromne znaczenie, bo w ten sposób budujemy też markę naszego pracodawcy.

Moje wartości

Jestem przekonana, że rekrutowanie w oparciu o wartości takie jak szczerość, profesjonalizm i partnerstwo przynosi najlepsze owoce.

Po pierwsze, zwiększa szanse na wysoką trafność rekrutacyjną, bo pozwala zrealizować nasz najważniejszy cel. Wybieramy w ten sposób kandydata, który najlepiej pasuje do stanowiska i ma największe szanse zadomowić się w firmie. Po drugie, pokazuje kandydatowi należny mu szacunek i daje mu poczucie, że jest w tym procesie równie ważny, jak potencjalny pracodawca. Trzecia rzecz, którą osiagamy to budowanie dobrych relacji z kandydatami, którzy w ten sposób wyrabiają sobie opinię nie tylko o mnie, jako rekruterze, ale również o całej firmie.

Jeśli więc my, rekruterzy, mamy reklamować naszych pracodawców, to czy jest na to lepszy sposób, niż pokazanie kandydatowi, że firma, w której miałby pracować jest szczera i traktuje ludzi po partnersku, z szacunkiem? Jeśli osoby rekrutujące zachowują się profesjonalnie i wykazują żywe zainteresowanie tym, co mówię, to chyba jest duża szansa, że w takim środowisku będzie mi się dobrze pracowało.

Taka jest moja filozofia, takie są moje wartości w pracy nie tylko rekruterskiej, ale w pracy w ogóle. Mam nadzieję, że będziesz spotykać na swojej drodze rekruterów z podobnym podejściem 🙂

fot. Unsplash